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Volume et délais de traitement
Le nombre de courriers reçus et envoyés ne cesse d’augmenter, rendant leur traitement manuel lent et chronophage.
Factures, contrats, documents administratifs… Chaque jour, votre entreprise traite une grande quantité de courriers et la gestion manuelle peut vite devenir un frein à votre performance ! Grâce à un logiciel de gestion de courriers entrants et sortants, optimisez le traitement de vos courriers, pour une entreprise plus performante !
Le nombre de courriers reçus et envoyés ne cesse d’augmenter, rendant leur traitement manuel lent et chronophage.
Un courrier mal distribué, égaré ou oublié peut avoir des conséquences majeures : retard de paiement, litiges ou encore perte d’informations sensibles.
Certaines correspondances doivent être conservées plusieurs années et rester accessibles en cas de contrôle (factures, documents RH…).
Les courriers papier sont scannés dès leur réception. Pour les emails et pièces jointes, l’intégration peut être automatique grâce à une connexion avec la messagerie professionnelle.
La technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) extrait les informations clés (expéditeur, date, objet, contenu…) et permet de rechercher un document par mot-clé en quelques secondes.
Les courriers sont analysés et classés dans la GED selon des critères définis (type de document, urgence, destinataire). Ils sont ensuite routés vers le bon service ou collaborateur.
Un processus de validation peut être mis en place pour traiter les documents (validation de facture, signature d’un contrat). Les responsables sont notifiés en temps réel et peuvent agir rapidement.
Les courriers numérisés sont stockés dans une plateforme GED sécurisée, avec des règles de conservation conformes aux obligations réglementaires.
KMCL vous accompagne dans le déploiement et la prise en main des solutions GED de ces partenaires Open Bee et Zeendoc, vous bénéficiez d’un logiciel de gestion de courriers entrants et sortants intelligent et performant.
Pour mieux comprendre les défis et objectifs liés à l’optimisation de vos processus documentaires, consultez également notre page dédiée à vos enjeux.
