Sécurisez et optimisez la gestion de vos documents avec un archivage numérique par logiciel

Fini les armoires surchargées et les documents égarés ! Un logiciel d’archivage numérique permet de stocker, classer et sécuriser vos fichiers de manière dématérialisée, tout en garantissant un accès rapide et structuré.

Archivage

Logiciel d’archivage numérique, de la numérisation à la restitution

L’archivage numérique ne se limite pas à stocker des documents sur un serveur. Il s’agit d’un processus structuré qui garantit la pérennité, la sécurité et l’accessibilité des fichiers au fil du temps.

Pour mieux comprendre les défis et objectifs associés à la gestion documentaire, consultez également notre page dédiée à vos enjeux.

Numérisation et collecte des documents

La première étape consiste à convertir les documents en fichiers numériques grâce à un scanner ou une solution de dématérialisation automatique. Les documents peuvent être de nature diverse :

Les solutions intègrent l’Intelligence Artificielle (IA) et la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) permettant d’extraire les informations importantes et de rendre les documents interrogeables via le moteur de recherche.

Indexation et classification des fichiers

Une fois numérisés, les documents sont classés selon des critères précis :

Cette indexation intelligente facilite la recherche et l’accès aux documents en quelques secondes, et même d’automatiser les circuits de validation.

Stockage sécurisé et gestion des accès

Les fichiers sont ensuite stockés sur la plateforme GED qui garantit :

La GED respecte des normes strictes (RGPD, NF Z42-013) pour garantir la valeur légale et la protection des informations sensibles.

Exploitation et restitution des documents

L’un des principaux atouts de l’archivage numérique est de pouvoir retrouver facilement un document grâce à un moteur de recherche performant. Vous n’avez plus besoin de fouiller dans des classeurs : une simple requête (nom du fichier, mot-clé, date) suffit pour afficher le bon document.

Les documents archivés peuvent être :

Grâce à ces fonctionnalités, l’archivage numérique devient un véritable outil de productivité qui simplifie la gestion documentaire au quotidien.

Conformité

RGPD et NF Z42-013 : que faut-il vraiment savoir ?

RGPD, c’est quoi ? Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles au sein de l’Union européenne. Il vise à garantir la transparence, la sécurité et le respect des droits des individus.

NF Z42-013, c’est quoi ? La norme NF Z42-013 définit les exigences pour l’archivage électronique à valeur probatoire. Elle garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents numériques dans le temps.

Sérénité

Gérez vos documents en toute sérénité

Avec un logiciel d’archivage numérique comme ceux proposés par KMCL, vous bénéficiez d’un archivage structuré, sécurisé et conforme aux obligations légales. Nos solutions développées avec Open Bee et Zeendoc vous garantissent :