La Gestion Electronique des Documents (GED) révolutionne la manière dont les entreprises gèrent, partagent et sécurisent leurs informations. De la signature électronique à l’automatisation des processus, découvrez les fonctionnalités essentielles qui rendent votre quotidien plus simple, plus rapide et plus sécurisé !
La signature électronique permet de valider vos documents contractuels à distance de façon 100% légale, rapide et sécurisée. Elle garantit l’authenticité des signatures et l’intégrité des documents signés. Depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, vos collaborateurs et partenaires peuvent apposer leur signature en quelques clics.
La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) permet d’extraire automatiquement les données contenues dans vos documents, même lorsqu’ils sont au format image ou PDF non éditable. Elle facilite notamment le traitement des factures fournisseurs, bons de commande ou contrats scannés.
La GED permet une gestion collaborative des documents. Chaque fichier peut être partagé, annoté, modifié ou validé par les membres d’un groupe, avec un niveau de sécurité élevé. Grâce aux espaces de travail partagés, les équipes collaborent efficacement, même à distance, tout en garantissant la confidentialité des données.
Automatisez les circuits de validation de vos documents grâce aux workflows. Chaque étape (relecture, approbation, archivage) peut être définie pour respecter vos processus internes. Les utilisateurs sont notifiés à chaque action attendue, et l’ensemble des étapes est tracé pour assurer un meilleur suivi.
Pour garantir la conformité de vos processus documentaires, la GED génère une piste d’audit complète. Chaque action (modification, consultation, suppression) est horodatée et associée à un utilisateur identifié. Cette traçabilité est essentielle pour répondre aux exigences fiscales et règlementaires.
La GED vous permet de gagner un temps précieux en automatisant les tâches chronophages : classement automatique des documents, envoi d’alertes, intégration avec votre ERP ou logiciel comptable… Vos équipes se concentrent ainsi sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Créer des formulaires dynamiques pour collecter des informations internes ou externes (demandes d’achat, candidatures, questionnaires RH, …). Ces formulaires peuvent être intégrés à vos workflows, associés à des règles de validation, et stockés directement dans votre espace documentaire.
Adopter une solution GED, c’est bien plus que dématérialiser des documents : c’est transformer votre façon de travailler ! Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, la GED vous permet de gagner en efficacité, en sécurité et en sérénité au quotidien.
Envie d’en savoir plus ? Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner dans votre projet de dématérialisation !
