Le saviez-vous ? 82 % des entreprises considèrent que la gestion des documents entrants est une fonction critique dans leur organisation. Généralement photocopiés pour être diffusés manuellement aux différents interlocuteurs, ces documents sont au mieux numérisés pour être renommés, classés et distribués. Il est ensuite difficile de retrouver le bon document au bon endroit, ou encore de les numériser car tout cela demande du temps !
Le Saviez-vous ? La conservation numérique n’a que des avantages :
- Sécurité : contre la perte de documents sensibles qui mettrait en danger mon activité
- Gain de place : les espaces de stockage (salles d’archives) sont allégés
- Économie financière : le stockage électronique est moins coûteux
- Meilleure productivité : réduction du temps d’archivage et de recherche des documents
- Agilité et innovation : elle favorise la dynamique de dématérialisation des processus
Deltadoc en 2 min, pour dématérialiser mes documents papier
Copie numérique fiable Bénéfices et usages de la gestion du document entrant Traitement des factures fournisseurs Diffusion et archivage du courrier papier Fax dématérialisé GED en mode Cloud Mes offres selon mon métier
Je veux en savoir plus
Je produis une copie numérique fiable à partir de mon multifonction : vers le zéro papier !
KMCL m’accompagne dans le choix d’une solution tout-en-un me permettant de me conformer très simplement aux dispositions légales de la dématérialisation ; ce, dès le scan du document depuis mon multifonction, jusqu’à son stockage dans un Coffre-Fort Numérique (CFN).
Mon copieur multifonction devient le point central pour garantir le respect du cadre légal de bout en bout, avec calcul d’empreinte, cryptage du document, horodatage et signature électronique ; à l’image de la gamme de systèmes d’impression labellisée "Copie Numérique Fiable Ready" de Konica Minolta.
En un clic je retrouve l’information dont j’ai besoin
Classement, recherche, publication des documents dans un portail sécurisé, j’ai besoin d’un outil qui automatise la numérisation et l’indexation des documents papier pour les partager en réseau.
KMCL me conseille sur l’outil le plus adapté à mon organisation, du plus simple au plus élaboré grâce à de nombreux partenariats avec les principaux éditeurs du marché.
Confidentialité du document, circuits de validation accélérés : je facilite les échanges
L’automatisation de la numérisation depuis mon multifonction me fait gagner du temps et normalise les usages de chacun. Résultat ? Une confidentialité préservée et un gain de temps de 70 % en matière de recherche de documents.
De plus, la mise en place de circuit de validation (workflow) fiabilise le traitement des demandes (clients, fournisseurs, ressources humaines), réduit les allers/retours et augmente ma productivité.
Factures fournisseurs intégrées automatiquement dans mon ERP : je gagne du temps !
Les solutions de gestion des documents entrants optimise mes flux comptables (ERP) ou marketing (CRM). Numérisation des données (montant HT, tva, nom, siret, échéance...), intégration automatique dans mon outil de gestion : le gain de temps est considérable puisqu’il n’y a plus besoin de saisir manuellement mes factures fournisseurs par exemple !
→ Capture des documents numérisés ou déposés dans un dossier surveillé.
→ Personnalisation des modèles par fournisseur pour une reconnaissance automatique.
Capture des données :
- En tête et pied de page,
- Lignes articles,
- Montant HT, TVA, nom, SIRET, échéance...
→ Intégration automatique dans mon outil de gestion.
J’optimise la diffusion et l’archivage du courrier papier
Avec Delta'doc je réduis le temps passé au tri et à la diffusion des courriers vers différents interlocuteurs : archivage automatique ou semi-automatique, océrisation des contenus, publication dans un portail documentaire, la solution me permet d’effectuer des recherches sur un simple mot-clé. Je dématérialise et gagne en efficacité !
Je prends le contrôle de mes documents entrants
Avec l’automatisation de leur traitement par la dématérialisation, j’optimise la gestion de mes documents entrants (factures fournisseurs, bons de commande, candidatures, courriers clients et autres documents entrants). Gain de productivité, diminution des délais de traitement, meilleure fluidité des échanges, réactivité renforcée et réduction des coûts : avec une meilleure gestion de mes documents entrants, je suis gagnant sur tous les tableaux !
Betafax en 1 min 30, le fax dématérialisé pour accéder à mes informations 24/7
Dois-je choisir une solution de gestion des documents entrant en mode Cloud ?
Avec le cloud, j’évite les investissements supplémentaires en infrastructure. Je dispose d’une solution adaptée à mon métier et qui suit l’évolution de mon entreprise moyennant abonnement ; mes coûts de fonctionnement sont transparents.
KMCL m'accompagne dans l’étude au cas par cas de la solution la plus adaptée à mes besoins.
Selon mon métier, KMCL me propose de gérer mes documents entrants avec :
Mes solutions
Mes bénéfices
- Gain de temps & réduction des coûts
- Rapidité d’accès aux documents
- Tâches à valeur ajoutée
- Mise en conformité RGPD
- Confidentialité et sécurité
- Dématérialisation des processus